Algemene afspraken samenwerking eigenaar - Le Pachis

Algemene voorwaarden van toepassing vanaf 09/05/2023
Deze afspraken zijn bedoeld om een goede samenwerking te bekomen en om misverstanden te voorkomen.

Definities:

• De huurder - klant: de hoofdhuurder die het verblijf huurt.
• De gasten:  de persoon, het gezelschap die er verblijft.
• De eigenaar: is de natuurlijke of rechtspersoon die eigenaar is van de woning en die opdracht geeft de woning te verhuren.
• De beheerder: is de persoon ter plaatse die de eigenaar vertegenwoordigd, ter beschikking is bij problemen en klant ter plaatse help.
• Le Pachis: is de tussenpersoon die, voor rekening van de eigenaar, de woning ter beschikking stelt voor de verhuur.

De samenwerking tussen de eigenaar en Le Pachis.  

• Er is geen contract tussen de eigenaar en Le Pachis, enkel afspraken en voor onbepaalde tijd.
• We gaan ervan uit dat het gezond verstand primeert, de dingen besproken en bijgestuurd kunnen worden.
• De verhuur (huurcontract) is tussen de huurder/klant en de eigenaar. Le Pachis zorgt enkel voor de terbeschikkingstelling van de woning, voor de marketing van de woning en het bemiddelen bij de verwezenlijking van een reservatie, doet geen onderverhuur.
• Alle geschillen in verband met tekortkoming van de woning en/of schade veroorzaakt door huurders is tussen eigenaar en huurder/klant.
• Le Pachis stelt alles in het werk om de best mogelijke promotie van de woning te verzekeren. We kunnen echter niets beloven in verband met de bezettingsgraad. Mocht de bezettingsgraad van de woning lager zijn dan wat de eigenaar verwacht, is Le Pachis geen enkele financiële compensatie verschuldigd aan de eigenaar.
• Beide partijen kunnen ten allen tijde de samenwerking stoppen. Indien een van de partijen de samenwerking wenst te beëindigen, wordt dit medegedeeld aan de andere partij. De woning wordt van op dat moment niet meer ter beschikking gesteld door Le Pachis en van de website verwijderd.
  • Wat ook de reden zijn van het stopzet van de samenwerking, de nog bestaande reservatie worden in het goed belang voor de klant, afgehandeld zoals voorheen.
  • Bij het beëindigen van de samenwerking tussen de eigenaar en Le Pachis wordt de klant (huurder) verwittigd van de stopzetting van deze samenwerking en kan de klant, indien deze dit wenst, de reservatie annuleren zonder kosten aan de eigenaar of aan Le Pachis.
• Indien Le Pachis ondervindt dat de woning niet onderhouden wordt, niet meer aan de beschrijving voldoet, indien het verblijf tekort komt bij het opleveren van de woning aan de klant en/of er misbruik is van de waarborgen; kan Le Pachis, in het belang van de klant, het beter achten (in naam van de huurder) de reservaties te annuleren, dit zonder dat er een annulatie vergoeding of enige andere financiële vergoeding is aan de eigenaar. In deze gevallen stopt Le Pachis ogenblikkelijk met de samenwerking.

Commissie – kosten aan Le Pachis

• Er zijn geen abonnement of opstartkosten.
• Enkel commissie op de huurprijs telkens dat Le Pachis een reservatie maakt voor de woning van de eigenaar.

Waar Le Pachis voor zorgt in ruil voor een commissie

• Het ter beschikking stellen van de woning en de marketing ervan.
• Het goed documenteren van de woning aan de hand van de gekregen informatie van de eigenaar, zodat de prospect een goed beeld krijgt van de woning en tenslotte als huurder geen verrassing heeft.
• Het publiceren van de woning, voor de vakantiewoningen op de website www.lepachis.be,  en het adverteren op nog andere plaatsen.
• Onze ervaring/kennis die wij opstrijken, uit de feedback van de huurder, de gasten, andere eigenaars worden uitgewisseld. We proberen steeds met je mee te denken.
• Het verzorgen van het contact - communicatie met de prospecten en klanten.
• Le Pachis neemt de boekingsprocedure van de woning op zich, meer bepaald:
  • De reservering van het verblijf, in eigen naam, maar voor rekening van de eigenaar.
  • De inning, voor rekening van de eigenaar, van de afgesproken huurprijs (behalve de lasten en de waarborg, tenzij men anders is overeengekomen)
• De klant en zijn gezelschap:
  • De klant bezorgt op het moment van de boeking informatie over gezelschap, zodat maximale capaciteit van het verblijf gerespecteerd wordt.
  • In de algemene huurvoorwaarden is vermeld dat de woning niet kan gebruikt worden, tijdens de totale duur van de gehuurde periode, om studentenfeesten, vrijgezellenfeesten, te fuiven of andere soortgelijke evenementen te organiseren.
• Verblijf huisdier:
  • Daar waar een huisdier is toegestaan dient de klant te vermelden of hij vergezeld is van een huisdier.
  • De klant krijgt steeds de huurvoorwaarden "verblijf huisdier" mee voor hij doorgaat met de reservatie.

Wat van de eigenaar verwacht wordt en waar hij voor zorgt

• De eigenaar zorgt voor de goede staat, onderhoud en netheid van de woning, de bijgebouwen, de binnenhoven, de kinderspeeltuigen, de parken en tuinen, de wellness faciliteiten, kortom al de faciliteiten waar de klanten/gast gebruik van maken.
• De eigenaar verzorgd zelf de communicatie met de (lokale) beheerder, schoonmaakdienst, andere organisatie.
  • Zodat er een enkele kapitein is die alles gecoördineerd.
  • De ervaring leert dat, indien meerdere personen aan het stuur zitten, dit enkel tot misverstanden en problemen leid. Wat de samenwerking niet bevorderd, voor al de partijen.
• De eigenaar zorgt er voor dat alle defecten die tijdens het verblijf kunnen optreden, worden weggewerkt binnen een termijn van 24 uur nadat de klant het defect gemeld heeft aan de eigenaar of aan zijn beheerder, kortom al het mogelijke doet om de klant te helpen en deze niet aan hun lot overlaat of het probleem minimaliseert.
  • Indien er niet direct een oplossing/herstelling is, wordt aan de klant een andere woning voorgesteld. In dit geval wordt de reservatie geannuleerd en is er geen financiële vergoeding aan de eigenaar.
    • De huur die de eigenaar reeds ontvangen heeft wordt teruggevorderd en doorgestort aan de eigenaar van de vervang woning of teruggestort aan de klant indien er geen alternatieve woning is gevonden. 
  • Indien de eigenaar nog de beheerder niet bereikbaar zijn zal Le Pachis zelf actie nemen om het probleem op te lossen.
    • Le Pachis zorgt er voor dat indien er kosten moet gemaakt worden deze zo laag mogelijk te houden. De kosten die daaruit voortvloeien zijn ten laste van de eigenaar.
• Van de eigenaar wordt verwacht dat men heeft kennis genomen van de diverse nationale, regionale, gemeentelijke wetgevingen en eventuele andere reglementeringen met betrekking tot het ter beschikking stellen van toeristische huisvesting en wordt verwacht in orde te zijn met deze wetgevingen en reglementen.
• De eigenaar zorgt ervoor dat het verblijf verzekerd is tegen de meest voor de hand liggende gevaren.
  • Dat de woning een brandverzekering heeft en dat de verzekeraar ervan op de hoogte is dat de woning gebruikt wordt door derden tegen een financiële vergoeding voor toeristische, seizoensgebonden huisvesting.
  • Het is aan te raden dat men een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering heeft. De eigenaar is overigens burgerlijk aansprakelijk indien er schade is toegebracht aan de klanten, aan derden of aan hun goederen, tengevolge van een defect dat niet toe te schrijven is aan de klanten/gast.
• Bij eventuele wijzigingen die gebeuren aan de woning, haar inhoud en bijgebouwen wordt gevraagd dit te melden aan Le Pachis
  • Zodat de beschrijving van de woning accuraat blijft.
  • De praktische informatie die de huurder ontvangt kan worden aangepast en eventueel de reeds bestaande huurder te informeren van de wijzigingen.
• De eigenaar draagt het risico, zoals een compensatie aan de klant indien de huurder niet de woning ontvangt die beschreven was en dus verwachten werd, indien de verstrekte informatie door de eigenaar geheel, gedeeltelijk onjuiste, onvolledige of verzwegen was. De eigenaar bezorgt dus de nodige informatie redelijkerwijs volledig en correct aan Le Pachis.
• Er wordt verwacht dat er relatief snel geantwoord op vragen van Le Pachis, dit zijn meestal vragen van een klant, prospect. Dit geeft vertrouwen en voorkomt dat de prospect/klant niet reeds voor de boeking of een verblijf het gevoel heeft genegeerd te worden mocht er zich een probleem voordoen tijden hun verblijf.

Huurprijzen

• Op de geafficheerde huurprijzen wordt de commissie berekend. De eigenaar ontvangt de huurprijs verminderd met de commissie.
• Bij afwijkende periodes zal Le Pachis de huurprijs aanpassen op basis van de bestaande huurprijzen, en een faire prijs zetten voor zowel de eigenaar als de huurder. 
• Nieuw prijzen zijn enkel van toepassing na overleg en met een overgangsperiode, de tijd nodig om de gepubliceerde prijzen aan te passen. De nieuwe prijzen zijn niet van toepassing op bestaande reservaties of offertes.

Betalingen klant

Le Pachis legt de klant de volgende betalingsvoorwaarden op: 

• De betaling van een voorschot op het ogenblik van de reservering.
• De betaling van het resterende saldo dient betaald te zijn voor de aanvang van de verblijfsperiode, rekening houdend met het feit dat dit verblijf in geen geval kan beginnen zonder dat de klant het volledige huur betaald heeft. Behalve in het geval van een last minute.
• Le Pachis behoudt zich het recht om een reservering te annuleren indien de klant het voorschot of huur niet betaald, zonder financiële vergoeding tegenover de eigenaar.

Betaling eigenaar

• Eenmaal per maand (dit om de administratie te beperken) worden de betaling gemaakt van de reservaties die plaatsvinden in die maand. Behalve in geval van bv. bij een last minute, dan gaat deze naar de betaling van de volgende maand.
• De eigenaar van de vakantiewoning ontvangt een detail van de gemaakte betaling, zodat men de betalingen kan opvolgen.
• Le Pachis maakt de huur, verminderd met de commissie, over aan de eigenaar.
• Indien Le Pachis kosten heeft gemaakt in opdracht van de eigenaar of beheerder, bij een interventies van een probleem en indien de waarborgen onrechtmatig door de eigenaar werd ingehouden, worden deze bedragen verrekend met de volgende betaling van de huren.

Annulering door de klant

• Vakantiewoning
  • In geval van een annulering ontvangt de eigenaar, voor zover de klant (huurder) het voorschot en saldo betaald heeft, een schadevergoeding waarvan het bedrag gelijk is aan:
    • Bij annulering tot de 42ste dag (6 weken) voor aanvang van uw verblijf bedragen de annuleringskosten 30% van de huursom.
    • Bij annulering tussen de 42ste dag (6 weken) en de 28ste dag (4 weken) voor aanvang van uw verblijf bedragen de annuleringskosten 60% van de huursom.
    • Bij annulering tussen de 28ste dag (4 weken) en de 3de dag voor aanvang van uw verblijf bedragen de annuleringskosten 90% van de huursom.
    • Bij annulering op de 2de dag voor het begin of later bedragen de annuleringskosten 100% van de huursom.
• Tijdelijk Verblijf
  • Stopzetting huur binnen de eerst week van het verblijf, worden de eerste 7 nachten aangerekend.
  • Stopzetting na deze 7 nachten, worden enkel de verbleven nachten aangerekend. Het bedrag van de niet verbleven nachten worden teruggestort aan de klant.
• De eigenaar kan echter geen aanspraak maken op deze annuleringsvergoeding indien:
  • De klant heeft een bedenktijd van 7 dagen (is wettelijk verplicht), na zijn boeking. Dus ook als de huurder onmiddellijk betaald en dan toch de reservatie wenst te annuleren tijdens deze eerste 7 dagen, wordt het reeds betaalde bedrag volledig teruggestort.
  • De klant het voorschot of de resterende huur niet betaald heeft.
  • Indien de woning door de eigenaar of door Le Pachis opnieuw kan verhuurd worden aan een andere klant.  
• Indien de annulering het gevolg is van overmacht zoals: oorlog, aanslagen, natuurrampen, virus uitbraken, opgelegde maatregelen door de overheid die als gevolg hebben dat het verblijf niet kan plaatsvinden, zoals opgelegde quarantaine,  verbod op onnodige verplaatsingen, het sluiten van grenzen enz.
• Vanuit menselijk standpunt, proberen we de huurder die moet annuleren tegemoet te komen door vb:
  • Een andere periode voor te stellen. Heeft deze periode een hoger huurprijs, dan moet dit door de huurder worden bijgepast. Indien de nieuwe periode een lager huurprijs heeft, wordt dit verschil niet teruggestort aan de huurder.
  • De huurder kan zijn reservatie doorgeven aan iemand anders.

Huurvoorwaarden

• De klant is van de huurvoorwaarden op de hoogte, die geacht word gelezen te zijn voor hij doorgaat met de reservatie. Eens hij doorgaat met de reservatie, is hij akkoord met deze huurvoorwaarden.
• Dit geldt ook bij het verblijf van een huisdier.
• De klant wordt medegedeeld dat het verblijf niet kan plaatsvinden indien de totale huur en/of de waarborg niet is voldaan.

Goeder trouw

• De partijen verbinden zich ertoe om de samenwerking ter goeder trouw uit te voeren.
• De eigenaar ziet er bijgevolg van af om de woning rechtstreeks te verhuren aan derden van wie hij redelijkerwijs kan weten dat ze klant zijn van Le Pachis en dit gedurende de loop van de samenwerking en gedurende een periode van 2 jaar na de afloop van de samenwerking, ongeacht de reden waarom de samenwerking is gestopt.
• Indien de eigenaar zelf verhuurd of om het even waar de woning wordt aangeboden, ter beschikking wordt gesteld, men overal dezelfde prijzen toepast.
• De eigenaar van een vakantiewoningen dienen zo snel mogelijk zijn eigen reserveringen, opties, al te blokkeren datums mee te delen aan Le Pachis via de kalender van de woning op de website lepachis.be.
  • Zijn reserveringen worden als geldig beschouwd na ontvangst van een bevestigingsmail.
  • Zolang een datum vrijstaat kan deze gereserveerd worden.
  • De kalender dient accuraat te zijn, zodat de klant, prospect direct weet welke datums vrij zijn en de kant niet ontgoocheld moet worden nadat hij zijn keuze heeft gemaakt.
• Le Pachis deelt zijn reserveringen, opties aan de eigenaar mee zodra een klant te kennen geeft dat hij wenst te reserveren per mail.
• Er wordt verwacht dat de eigenaar de gegevens van de klant, die hij ontvangt van Le Pachis, als strikt vertrouwelijk te behandelen, noch doorgeeft aan derden.

Rol van Le Pachis bij klachten en schade

• Le Pachis zal bij eventuele klachten, geschillen, betwisting geen partij kiezen en proberen zich neutraal op te stellen. Een oplossing voorstellen om deze dingen zo objectief mogelijk op te lossen.
• Al de communicatie in deze zaken zal steeds transparant gebeuren, alle partijen ontvangen alle communicatie van al de partijen.
• Indien de klacht/schade niet in de minne kan opgelost worden met de tussenkomst van Le Pachis zal deze laatste van haar bemiddelingsopdracht ontheven worden. De eigenaar en de klant moeten hun meningsverschil dan onder elkaar oplossen.

Klachten van de klant

• Klachten van de klant kunnen voorkomen worden.
  • Een goed onderhouden, propere woning voorkomt klachten.
  • Alles kan in plots in pannen vallen, wanneer deze direct worden opgelost, en het probleem niet geminimaliseerd wordt door de eigenaar of zijn beheerde, heeft de klant alle begrip en leidt dit niet tot klachten.
  • Het is gebruikelijk dat de klant een tegemoetkoming ontvangt voor de geleden ongemakken tijdens zijn verblijf/vakantie.
• Le Pachis zal bij ontvangst van een klacht beide partijen, de eigenaar en de klant, horen en oordelen over de gegrondheid van de klacht.
  • Was het probleem voorkomen kunnen worden.
  • Is het te wijten aan slijtage, gebrek aan onderhoud.
  • De snelheid van interventie, enz.
  • Le Pachis zal, indien nodig, het bedrag van de schadeloosstelling, tegemoetkoming voorstellen.

Waarborgen

• Bij afwezigheid van schade wordt de waarborg door de eigenaar teruggeven bij het vertrek of binnen 14 dagen na het verblijf van de klant.
• De eigenaar mag in geen geval willekeurig de volledige of gedeeltelijke waarborg van de klant inhouden. In dat geval ziet Le Pachis zich genoodzaakt om de klant het bedrag van de waarborg terug te betalen aan de huurder. De eigenaar zal deze betalen, zelfs indien hij van mening zou zijn de volledige of gedeeltelijke waarborg te kunnen inhouden.
• Indien, uitzonderlijk, de waarborg door Le Pachis wordt terugbetaalt aan de klant, dan gebeurd de terugbetaling automatisch als er binnen 5 dagen na het verblijf geen bericht van de eigenaar is ontvangen.

Schade

Begin en eind inventaris

• In het begin en aan het einde van het verblijf worden een eind inventarisatie en eventueel opnemen van de energiemeters gerealiseerd door de eigenaar, de beheerder of de klant.
• Dit verslag zal, in de mate van het mogelijke, de handtekening van de klant bevatten.

Wat is een schadegeval ?

• Een schadegeval is wanneer een onderdeel van uw woning of de inhoud beschadigd werd of stuk is.
• Normale slijtage is geen schadde.
• Dingen die reeds hun beste tijd hebben gehad en dan bij het gebruik door de klant stuk gaan, is geen schade, maar hoort bij slijtage.

Wanneer is er geen sprake van een schadegeval ?

• Het in orde brengen van de woning is geen schadegeval. Enkele voorbeelden: extra poetsen, afval sorteren, de barbecue schoonmaken, opruimen ...
• Sporen van gebruik.
• Diefstal.
• Ongepast gedrag.
• Het niet-naleving van uw huisregels.
• Wanneer er meer huurders verblijven dan aangegeven tijdens de reservering.

Wie is verantwoordelijk voor de schade?

• In het geval van schade aan het vakantiehuis, de inventaris, tuin of andere voorzieningen, behoudens tegenbewijs, wordt vermoed dat de geconstateerde schade is toe te rekenen aan klant/huurder/gast die de woning heeft gebruikt in de periode dat de schade is ontstaan. Daarom is het van belang dat aan het einde van elke verblijfsperiode door de eigenaar of zijn beheerder in het bijzijn van de klant/huurder/gast het vakantiehuis volledig, inclusief de inventaris wordt gecontroleerd.
• Bij langdurig verblijf wordt de woning geregeld gecontroleerd en spreekt men de gasten aan bij ongepast gebruik van de woning.
  •  Wordt hier geen gevolg aangegeven dient dit zo snel mogelijk te worden doorgeven aan de klant/huurder, via Le Pachis.
• Voor men de klant aanspreekt dient men echter 100% zeker te zijn dat deze klant de schade heeft veroorzaakt.

Wat als er wat afwezig is verdwenen uit de woning?

• Van echte diefstal is er zelden sprake, eerder per ongeluk meegenomen.
• Vind men iets niet weer na een verblijf?
• Neem dan rechtstreeks contact met de klant om na te gaan of  hij het niet per ongeluk heeft meegenomen en vraag om het terug te bezorgen.
• Moet u het voorwerp vervangen dan kan de aankoop kost worden aangerekend aan de klant. De klant ontvangt dan een kopie een de aankoopfactuur of het kassabonnen.

Aanbevelingen

• Kleine schade 
  • We raden onze eigenaars sterk aan om kosten vb onder de €25 zelf te betalen en de huurder hiervan niet op de hoogte te brengen. Een glas of bord dat stuk gaat, hoort nu eenmaal bij het risico dat verhuren met zich meebrengt.
  • Schades aanrekenen neemt tijd en emoties in beslag. Men dient voor foto’s te zorgen, beschrijven, bijhouden en versturen van kasbonnen, facturen enz.
• Wat niet in rekening brengen, wat wel? 
  • Het in orde krijgen (poetsen, afval sorteren, de barbecue schoon maken, opruimen ...). Deze kosten zijn verbonden aan een normaal gebruik van het vakantiehuis.
  • Het is vrij normaal, ook al is het jammer dat sommige klanten geen of weinig burgerzin aan de dag leggen. Moet er langer gepoetst worden om het verblijf weer op orde te krijgen, de vaatwasmachine is niet leeg gemaakt, BBQ niet schoongemaakt enz.
  • Is er over het algemeen geen respect geweest voor de woning, er schade is, meerdere dingen stuk zijn enz. Breng dan de reële kostprijs in kaart en in overleg met de huurde.
• Het behoud van een goede klant
  • De klant had een fijn verblijf, laat dit zijn herinnering zijn en niet een onkostennota.
  • Goede herinneringen zorgen voor weerkerende gasten en positieve publiciteit.

Wat te doen bij schade?

• U neemt binnen 48uur na vertrek van de klant contact met de huurder om wat is vastgesteld te melden. Bespreek met hem de kosten van de herstelling of vervaning. Wordt er geen akkoord bereikt? Dan moet je de verantwoordelijkheid van de huurder en het geclaimde bedrag kunnen bewijzen.
• Opgelet
  • Zonder de bewijsstukken, foto's, facturen of een ondertekend “voor akkoord van de huurder” is het moeilijk om wettelijk aanspraak te maken op de waarborg. 
  • Kunststukken, dure voorwerpen/sierstukken of emotionele stukken, de waarde van deze stukken kan men niet verhalen op de huurder. Men kan dit beter voorkomen en deze niet aanwezig hebben in of op de eigendom.
  • Men kan geen aanspraak maken op een schadevergoeding voor dingen die niet meer in een perfect staat zijn, die versleten zijn, sporen van veelvuldig gebruikt, reeds een barst of sheur hebben enz.
• Vervolgens zal de eigenaar binnen de 5 dagen na einde van het verblijf een kostenraming bezorgen. Er wordt verwacht dat deze objectief opgesteld werd in functie van de marktprijzen. Inclusief bewijsstukken, foto's en de facturen/offertes van de gemaakt of de te maken kosten. 

Wat indien de waarborg door Le Pachis wordt teruggestort.

• Zonder bericht, per e-mail, van de eigenaar wordt de waarborg automatisch teruggestort naar de huurder.
• Indien men schade vaststelt en de waarborg wenst aan te spreken, is dit te melden aan Le Pachis, per mail, binnen de 48uur na vertrek van de klant.
• Na overleg met de klant laat de eigenaar weten welk bedrag is afgesproken en rekening wordt gebracht. Le Pachis vraagt dan de bevestiging van de klant voor dit bedrag wordt afhouden van de waarborg.
• Bij betwisting van de huurder:
  • Foto's van de beschadiging.
  • Een lijst van wat men heeft vastgesteld, met de kostprijs.
  • Kasbonnen, facturen van wat men in rekening brengt.
• Indien er binnen 48 uur geen melding van schade is ontvangen wordt de waarborg teruggestort aan de klant (huurder), zonder dat de eigenaar ook maar de minste schadevergoeding kan opeisen bij Le Pachis.

Tevredenheidsenquêtes 

• Na elk verblijf wordt de klant gevraagd naar zijn ervaring, tevredenheid van zijn verblijf, alsook de service van Le Pachis.
• Deze heeft als doel:
  1. Het opvolgen van de woning en toebehoren, zoals het onderhoud, de schoonmaak, enz. kortom om de kwaliteit van de woning op te volgen.
  2. Het is de klant die tijdens zijn verblijf de woning het best ervaart en eventuele tekortkoming opmerkt of ervaart.
  3. Zo bekomen we nuttige informatie en tips om bij te sturen om de verblijfservaring en de service te verbeteren.
• De feedback worden met toestemming van de klant op de website geplaatst, zodat deze getuigenis de prospecten kunnen helpen bij hun keuze van een woning. 

We gaan ervan uit dat de eigenaar en Le Pachis samenwerken en handelen in de best interest voor alle partijen.

Vragen en suggesties zijn altijd welkom!